Ejemplo Creación Control de Inventarios

Cómo crear un control de inventario en Excel en 5 sencillos pasos:

Excel es una de las herramientas más versátiles y usadas en el mundo y es por esto que resulta muy sencillo usarlo para manejar nuestro negocio.

Uno de los usos más frecuentes es para controlar el inventario, si no manejamos miles de productos o muchas variantes de nuestros productos, es muy factible usar Excel para hacer nuestro inventario ya que con algunas fórmulas y tablas podemos llevar un control muy bueno de nuestro inventario.

Excel es una opción muy económica para llevar nuestro control de inventario ya que no tenemos que invertir grandes cantidades para obtener un sistema completo de inventario y además nos ahorramos el tiempo que tardemos en aprender a usar el nuevo sistema.

Pasos para crear un inventario en Excel

Paso 1: Crear la tabla de nuestros productos.

El primer paso es crear nuestro catálogo de productos, aquí vamos a poder dar seguimiento acerca de las existencias que vamos a tener de cada producto y esto lo vamos a calcular por medio de fórmulas, pero por el momento únicamente vamos a crear los campos básicos.

• Creamos un libro de Excel en blanco
• Renombramos la hoja y ponemos el nombre de Productos
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• Agregamos el título puede ser Listado de Productos
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• Agregamos las columnas que va a tener nuestro catálogo
  • Clave del producto
  • Descripción del Producto
  • Existencia Actual
Podemos ajustar el ancho de las columnas como necesitemos.

• En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y ponemos el rango $A$2:$C$3, tenemos que seleccionar “La Tabla Tiene Encabezados”, para indicarle a Excel que la primera fila son los encabezados de nuestra tabla y damos click en el botón Aceptar.
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• Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestra tabla
• En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
• En Nombre de la tabla ponemos TblProducto
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• Al crear la tabla se le va a aplicar un formato que podemos cambiar, lo podemos hacer dentro del menú DISEÑO y en ESTILO DE TABLA  podemos seleccionar cualquier diseño que queramos, en este caso voy a seleccionar el de color verde.
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• Con estos pasos ya hemos creado nuestra tabla de productos.
  Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto seleccionamos el rango de celdas donde queremos centrar nuestro título. En este caso A1 a C1.
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• Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el tamaño de la letra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.
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• Nuestra hoja para nuestros productos la hemos terminado.
  Ahora vamos a crear nuestra hoja para los movimientos de nuestro almacén.

• Paso 2: Crear Tabla para los movimientos de almacén

  En esta hoja vamos a registrar todas nuestras entradas y salidas de productos en nuestro inventario.
  Estas es la hoja que más vamos a utilizar, ya que dependiendo de las entradas y salidas que tengamos, se va a actualizar en automático las existencias de nuestros productos.
  Para crear nuestra tabla realizamos los siguientes pasos:
  • Creamos una nueva hoja y cambiamos el nombre a Movimientos
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  • Ponemos de título Movimientos de Inventario
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  • Creamos las siguientes columnas
    • Clave de Producto
    • Descripción del Producto
    • Movimiento
    • Cantidad Entrada
    • Cantidad Salida
    • Precio por Unidad
    • Total
  Recuerda ajustar el ancho de columna para verlas correctamente.
  

  Paso 3: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Productos

  La parte fundamental de nuestro inventario es poder calcular y llevar nuestro inventario de la forma más automática posible.
  En nuestra hoja, en la tabla de productos según las entradas y salidas que se registren, se va a aumentar o disminuir la existencia actual de nuestro producto.
  Pero primero vamos a dar formato a nuestra tabla de productos.
  • Vamos a nuestra tabla de productos
  • Seleccionamos la celda C3
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  • En el menú dentro de la sección Número, seleccionamos el formato Número
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  • Dependiendo de si tus productos utilizan o no decimales para las existencias, puedes aumentarlos o disminuirlos con los botones , el primero sirve para aumentar decimales y el segundo para disminuirlos. Estos botones están dentro de la sección Número. En este ejemplo voy a eliminar todos los decimales.
  Para nuestra tabla de productos, hemos terminado de dar formato a nuestras columnas, solo ha sido una ya que las otras 2 van a ser texto.
  Creo que puedes tener una pregunta…
  ¿Por qué solo le dimos formato a una sola celda de nuestra tabla de productos?
  En el Paso 2 hicimos una tabla y que le dimos formato, la ventaja de utilizar tablas en Excel es que los formatos y las fórmulas que uses en tus columnas, solo lo tienes que hacer en la primera fila, y Excel de forma automática va a aplicar el formato y las fórmulas a las filas que vayas insertando.
  Así que ya sabes, utiliza tablas para agilizar tu trabajo.
  Ahora vamos a insertar nuestra fórmula para que la existencia se vaya actualizando conforme los movimientos de nuestra tabla Movimientos de Inventario.
  En la celda C3 ponemos la siguiente fórmula:
  =SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])
  
  Con esta fórmula, vamos a calcular de forma automática la existencia en base los movimientos de entradas y salidas.
  Pero… ¿Qué hace esa fórmula tan larga?
  La fórmula tiene dos partes:
  La parte que suma las entradas:
  =SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])
  La parte que suma las salidas:
  =SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])
  La función SUMAR.SI nos ayuda a sumar un rango de celdas que coincidan con un criterio, por ejemplo, la parte de sumar las entradas son:
  SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])
  El primer argumento de la fórmula es: TblMovimiento[Clave de Producto], con esto hacemos referencia de la tabla TblMovimientos a todos los datos de la columna Clave de Producto.
  El segundo argumento es “=” & A3, con esto indicamos  que el rango del primer argumento, es decir que los datos de la columna TblMovimiento[Clave de Producto], deben ser igual al dato que tenemos en A3 de nuestra tabla de Productos.
  El tercer argumento es TblMovimiento[Cantidad Entrada], con esto indicamos que cuando se cumplan los criterios anteriores, la columna que se debe sumar de la tabla de Movimientos es la de Cantidad Entrada.
  Lo mismo sucede con las Salidas, la fórmula es muy parecida pero solo cambiamos la columna a sumar que sería TblMovimiento[Cantidad Salida]
  Y finalmente solo restamos las Entradas y Salidas para que nos de el Total de nuestro inventario.
  =SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])–SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])
  Como lo tenemos en una tabla, conforme vayamos agregando productos, la fórmula se va a actualizar conforme al producto que le corresponda.